ISO文書管理機能 | 札幌ソフトウェア・システム開発株式会社LIC

契約書管理機能

契約書をシステムに取り込んで管理することで、過去の契約情報の検索や契約一覧表の出力などが行えます。契約書の関連付けも行うことができるので、必要な契約情報をすぐに見つけることができます。自動メール通知機能で、契約更新忘れも防ぎます。

概要

時間と手間のかかる文書管理。改訂の履歴や内容の定期的なチェック、適切な公開範囲の管理など、本気で取り掛かると、文書管理が業務として成り立ってしまうほどです。このシステムは、文書管理の煩わしいところをシステム化することにより、本来の業務への時間的資源の割り当てを最大限可能となるよう文書管理枠組みの提供に特化したシステムです。システムの立ち上げから運用までの負担を低減する各種機能が盛り込まれ、迅速に文書管理を開始できる最適なソリューションです。

実現できること

01「管理文書」「非管理文書」「草案」に分類して管理

文書を以下の３種類に分類して管理します。

管理文書

公開や改訂・保管に関してルール化されている文書
非管理文書

管理が不要な共有文書
草案

管理文書の改定案もしくは、初版の原案

02適切な文書公開の範囲設定が可能

公開範囲の設定は、権限の割り当てを行うことで行います。 個人への権限付与のほかに、部署への付与も可能となっています。部署への権限付与を行うことで、異動の度に権限の見直しを行う手間がありません。

03共有ファイルサーバーの置き換えも可能

文書ファイル以外のファイルもシステムに登録可能です。さらに、公開範囲の設定も文書ファイルと同様に可能です。そのため、全社で共有しているプログラムのほか、画像や圧縮ファイル等、共有ファイルサーバーとしての利用が可能となり、管理するサーバー台数の削減などの効果もあります。

04ワーフクローでの上長決裁

管理文書の新規登録や改訂では、ワークフローによる上長決裁を経て公開を行います。本システムのワークフローエンジンンは、柔軟で簡単に使える機能に限定したものを搭載しています。 「申請」「承認」「代理承認」「差戻し」「引き戻し」「スキップ」「廃案」の単純なアクションにより構成され、導入の障壁となっている複雑さを排除しています。