文書管理システム

契約書管理機能

契約書をシステムに取り込んで管理することで、過去の契約情報の検索や契約一覧表の出力などが行えます。契約書の関連付けも行う ことができるので、必要な契約情報をすぐに見つけることができます。自動メール通知機能で、契約更新忘れも防ぎます。

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概要

時間と手間のかかる文書管理。 改訂の履歴や内容の定期的なチェック、適切な公開範囲の管理など、本気で取り掛かると、文書管理が業務として成り立ってしまうほどです。 このシステムは、文書管理の煩わしいところをシステム化することにより、本来の業務への時間的資源の割り当てを最大限可能となるよう文書管理枠組みの提供に特化したシステムです。 システムの立ち上げから運用までの負担を低減する各種機能が盛り込まれ、迅速に文書管理を開始できる最適なソリューションです。

 

実現できること

01「管理文書」「非管理文書」「草案」に分類して管理

文書を以下の3種類に分類して管理します。

 

02適切な文書公開の範囲設定が可能

公開範囲の設定は、権限の割り当てを行うことで行います。

個人への権限付与のほかに、部署への付与も可能となっています。

部署への権限付与を行うことで、異動の度に権限の見直しを行う手間がありません

 

03共有ファイルサーバーの置き換えも可能

文書ファイル以外のファイルもシステムに登録可能です。

さらに、公開範囲の設定も文書ファイルと同様に可能です。

そのため、全社で共有しているプログラムのほか、画像や圧縮ファイル等、共有ファイルサーバーとしての利用が可能となり、管理するサーバー台数の削減などの効果もあります。

 

04ワーフクローでの上長決裁

管理文書の新規登録や改訂では、ワークフローによる上長決裁を経て公開を行います。

本システムのワークフローエンジンンは、柔軟で簡単に使える機能に限定したものを搭載しています。

「申請」「承認」「代理承認」「差戻し」「引き戻し」「スキップ」「廃案」単純なアクションにより構成され、導入の障壁となっている複雑さを排除しています。

 

05ワーフクロー設定の作成と共有が可能

本システムでは、利用者毎にワークフロー設定の作成が可能になっている為、複雑な運用ルールを設けなくてもワークフローの運用が可能になります。
また、作成したワークフロー設定は個人設定とする他に、「所属部署」「事業所」「全社」のレベルで他の利用者と共有することが可能です。そのため、最低限の設定でワークフローの運用を可能とし、最大限の効率を得られるよう工夫されています。

 

06承認者自動選定機能

管理文書の新規登録・改訂を行う際は上長決裁を得るために、本システムのワークフロー機能を利用して申請を行います。
申請画面では、使用するワークフロー設定を選択するだけの簡単操作で、申請先となる上長が自動で選定され、承認ルートが即座に表示されます。
このまま承認者の変更も簡単に行うことができます。

 

07バージョン管理 / 文書の履歴管理

文書管理業務をシステム化する大きな目的の一つが、「常に最新の文書が参照できること」です。
そのため、本システムの利用者は無意識に最新文書を参照することができるように配慮しています。
また、旧版の参照が必要になった際も、システム内に蓄積されている履歴情報からいつでも参照することが可能です。

 

08改訂・承認履歴の記録

文書の公開・改訂、その時の承認履歴など、公開されている文書に関連する履歴を記録しています。
そのため、旧版の内容を確認したり、改訂の経緯を過去にさかのぼって確認することが可能です。

 

09原本管理機能

改訂作業の際に、実は少し古い版の文書に変更を加えていたというような作業ミスを減らすため、「原本管理機能」が備わっています。
この機能は、改訂の対象となる文書の最新版を原本として保管しているため、改訂時はシステムより原本をダウンロードするだけで、確実な改訂作業を行うことができます。

 

10管理部署や取扱属性の設定

社内における文書の管理責任が不明確な場合、公開文書が長期間放置されていたり、印刷やコピーなどの取り扱いが曖昧になっていたりするケースがよくあります。
このような状況にならないように、本システムでは文書単位に管理担当部署や取り扱いの情報を設定することができます。
この機能によって、不適切な取り扱いが原因となる情報漏えいや意図しない情報の紛失などの防止に役立ちます。

 

11レビュー期限管理機能

規定類などの重要文書や作業手順書などの安全衛生に関連する文書など、定期的な見直しが必要な文書が長期間放置されているケースがあります。見直しの時期は文書によって異なり、それらを台帳管理している場合によく起きるトラブルです。
本システムでは、レビュー期限通知機能により、管理部署の社員へメールでレビュー期限の到来を通知することができ、長期間放置の予防に役立ちます。

 

12管理文書一覧の出力

部署毎に管理している文書とその取扱いについての情報を一覧で出力することができます。
システム化以前は台帳管理していた場合、必要に応じてシステムより一覧出力することで、管理台帳の代替として利用することができ、管理の手間やコストの削減につながります。

 

解決できる課題

01適切な文書公開と改訂実施の課題

文書の閲覧や変更(改訂)が可能な範囲を制限することが可能です。
社員個人や部署、および部署と役職の組み合わせで指定することが可能ですので、社内での情報開示の方針に従って、柔軟な運用と厳密なアクセス制限を両立することが可能です。

 

02内容の異なる同じ文書を複数の社員が持っている事による改訂時のデグレード

社内の複数の社員が版の異なる文書のコピーをそれぞれ持っており、改訂作業を行った社員によっては、文書の一部分が古い内容で改訂されてしまうような状況がよくあります。
本システムでは、現在公開されている最新版の原本をダウンロードする機能がありますので、このようなトラブルの対策に利用できます。

 

03文書管理責任の明確化

管理文書として登録した文書毎に、管理担当の部署、取り扱いに関する属性情報の設定が可能です。
この機能により、作成された文書の管理責任の所在を明確にし、取り扱いに関する制約などの情報を明示的な情報として記録でき、情報セキュリティへの取り組みへ役立てることができます。

 

04文書改訂の経緯と承認の記録

管理文書の承認や公開(改訂)に至るまでの過程を詳細に記録します。
誤りの混入した経緯の調査や検証、不正な情報改竄への対策として過去にさかのぼって現在に至るまでの経緯を検証することが可能です。

 

05文書の長期間放置の防止

管理している文書が多く、内容の見直し対象の把握が困難な場合、更新されずに古い内容の文書が徐々に蓄積されていくことになります。
このような課題へ対応するために、文書の再レビュー期限を設定し、システムより通知メールを送信する機能があります。

 

06文書取り扱い方法の明確化

顧客に関する情報や、業務ノウハウなどの機密書類は、その取り扱いが明示的になっていない場合、企業にとって重大な損害を被る事態になりかねません。
このような課題への対応として、管理担当部署の設定や取り扱い属性の設定ができるようになっていますので、文書毎に取り扱い属性を確認した上で、文書を参照することが可能です。

 

07目的と用途に応じたワークフローの柔軟な運用を簡単に実現したい

一般的にワークフローを搭載したシステムは、複雑な設定と機能により実現されているため、十分な運用ができるまでに時間がかかります。
本システムのワークフローは、簡単に導入できるように複雑な要素を排除し、柔軟に利用できるように配慮していますので、導入の負荷を下げスムーズな運用が可能になります。

 

08文書管理と共有ファイルサーバーの統合(システム運用の最適化)

新しいシステムを導入することにより、管理しなくてはいけないシステムやサーバーが増えていきます。
本システムにはファイルの種類を問わずに登録することが可能ですので、共有ファイルサーバーのような使い方も可能です。
そのため、文書管理と共有ファイルサーバーの機能を本システムに統合することが可能です。

 

優れた操作性

01Windowsのエクスプローラーをイメージした分かりやすい画面

使い慣れたWindowsエクスプローラー風の画面構成とすることで、戸惑うことなくスムーズな運用ができます。
また、アイコンや表示についてシンプルなものを採用し、考えることなく直感的な操作ができるように配慮しています。

 

ISO9001/ISO14001認証取得へ対応可能

01文書管理責任の明確化

02文書取扱の明確化

03改訂・承認の記録

04管理文書の定期的な内容レビュー支援機能

05厳密にコントロールされた文書の公開範囲設定

 

利用の流れ

 

 

動作環境

ネットワーク

FlashPlayerのアップデートパッチ適用のため、インターネット接続が可能な環境を推奨

サーバ

VMWare上への導入実績もあります。是非ご相談ください。

クライアント