- 管理コストの削減
- 契約書管理機能の導入で
管理コストの大幅削減を実現できます。
- 確実な期日管理の実現
- システムで契約満了日を管理して、
更新時期を教えてくれます。
- 短期間で運用開始
- 1ヵ月から3ヶ月程度の準備期間で
稼働可能になります。
契約書の登録、閲覧、
期日管理など、
他の文書管理システムでは
できない管理があります。
事業のグローバル化とともに契約書の重要性が認識されはじめ、文書管理のシステム、
またはファイルサーバなどで契約文書の管理を行う会社が増えました。
「Excelで二重管理している。」「台帳がないと管理できない」 など課題に直面していることも多いと思います。
そこで、契約書管理が主軸である当社の文書管理機能をご提案させていただきます。
- 未導入のリスク
-
- 書類の紛失
- 閲覧中の破損や汚れ
- 情報漏洩リスクからの損害賠償請求への発展
- 更新機会の失念 など
- 導入のメリット
-
- 閲覧権限による制御
- 原本フリーの情報共有
- 契約の自動更新※1
- 期限管理の自動通知※2
契約ごとの契約満了日をシステムが一元管理 - 社内規定類などの版管理※3の自動化
- 契約書ごとに自動更新か手動更新かを決める事が可能です。
- 通知の回数、相手は自由に設定可能です。
- 承認フローを経由した場合、
承認される度に自動でカウントアップされます。
契約書管理とは？
契約の締結後から契約の終了、解除、更新といった契約にまつわる管理はとても面倒。
当社の文書管理機能はこれらすべてをシステム的に行うことができ、さらには契約書の親子関係（上下関係）の管理、
関連契約の有無、契約の担当者やその他の管理したい個別の項目など、手作業では管理しきれない情報も登録可能です。
これらの情報で、全文検索を必要としない、柔軟で業務にフィットした管理が行えるようになります。
契約の開始、終了前・後に任意のお知らせメールを送ります。
「自動更新契約の場合は満期とともに期日を自動で更新をする」などの機能は、
契約書管理に「必要な軸」ですが、そもそも普通の文書管理には「不要な軸」なのです。
当社の契約書管理機能の導入で、普通の文書管理では苦手な、
煩雑な期日管理などの業務から担当者を解放することができます。
契約書管理機能だからこそできる
8つのPOINT
契約書原本をイメージ登録
契約書原本を電子化したファイルや、契約に関連するメモ・議事録などのファイルを登録することができます。
登録した契約書原本はシステム上で確認することができ、これにより契約書原本を書庫から探したり、あるいは保管管理者に依頼しなければならないなどの手間や時間的ロスを省くことができます。契約書を閲覧できるユーザーを制限することができるため、誰でもが閲覧可能なわけではなく必要な人が必要なときに見れるという設定が可能です。
契約書間の関連付けで、
関係書類をすぐに閲覧
基本契約と売買契約など親子関係の契約を関連付けし、登録することができます。
契約書間の関係は、詳細画面で確認でき、詳細画面下部にツリー状に表示されます。現在表示されている契約書は背景色による強調表示されます。 関連付けされたほかの契約書を閲覧する場合は、対象行をダブルクリックすると詳細を表示することができます。
自動メール通知で更新忘れの予防
契約書の満了期限通知などのお知らせをメールで通知します。
通知メール設定メールを通知するタイミングや、通知先、通知内容（メールタイトルや本文）をメンテナンス機能で自由に設定できます。
通知メールメンテナンスでの設定メール通知条件：保守契約書は契約終了日の60日前にメールを通知する
通知先：弊社担当者
契約書情報をExcel形式で出力
契約書情報をExcel形式で出力することができます。
検索機能で検索した結果をそのままExcelに一覧表形式で出力することが出来ます。
ユーザーのアクセスを管理・不正閲覧の防止
基本契約と売買契約など
親子関係の契約を関連付けし、
登録することができます。
ユーザーによって機能の使用を制限できる権限機能や、契約書の閲覧や作成を制限する機能で不正な契約書の作成や改ざん、情報の漏洩を予防します。また、ログ管理機能によって誰が・いつ・なにを処理したのかを把握することが可能です。
閲覧・作成権限
アクセス権限や更新権限を設定することができます。契約書の種別（詳細は登録項目の項目を参照）毎に、ユーザー個人はもちろん、部署単位でも権限を設定することができます。部署単位で権限を設定した場合は、社員の異動の度に設定を見直す手間がなくなります。
ログ管理
契約書管理機能は、ログインしたユーザーやマシン、日時、処理した機能などの操作履歴を管理しています。 障害が発生したときなど、履歴をたどって原因の追求に役立てることができます。
契約書の登録項目を自由に設定
机上のパソコンから、検索するだけで目的の契約書を閲覧することができます。
アクセス権限や更新権限を設定することができます。契約書の種別（詳細は登録項目の項目を参照）毎に、ユーザー個人はもちろん、部署単位でも権限を 設定することができます。部署単位で権限を設定した場合は、社員の異動の度に設定を見直す手間がなくなります。
検索機能で目的の契約書に即座にアクセス
契約書情報として登録する項目をユーザーが独自に追加することができます。
システムとして「契約名」、「弊社担当者」など、どの契約書にも共通して入力するであろう項目を固定項目として用意していますが、それに追加する形でユーザー独自の項目を設定することができます。
項目の名称やデータ型（数値型や文字列かなど）、必須項目であるかなどの設定が可能です。
帳票出力機能で契約情報一覧を出力
登録された契約書の情報を、帳票に出力することができます。
出力タイプが５つあり、目的に沿った出力タイプを選択します。 それぞれ、出力タイプによって抽出の対象となる契約書がありますが、検索条件を入力することによって、さらに抽出対象を絞ることができます。
出力タイプ
契約一覧：新規登録によって登録された全契約書が対象
相手先別一覧：新規登録によって登録された全契約書が対象
担当者別一覧：新規登録によって登録された全契約書が対象
申請一覧：申請機能で申請された契約書が対象
契約更新一覧：メール通知機能で期限通知された契約書が対象
契約書管理導入方針
契約書管理導入の手順
- 1.導入前の準備
- 複合機などで紙の契約書を電子化（PDF化）します。PDFのファイル名を本システムの仕様に合わせてつけると、
3.の手順で契約情報とPDFファイルの自動紐付けが行われます。この段階で契約書のどの項目を管理するのか取り決めを行っておきます。
- 2.データ作成の実施
- 契約書の情報をExcelなどに書き出し、システムに取り込むためのCSVと呼ばれるファイル形式で保存します。
1.で決めた管理項目に合わせて契約書の種別や管理したい項目を記入します。
既にExcelなどで管理台帳が存在する場合、項目を並び替えて利用できることがあります。
- 3.データの取込みPDFとの紐付け
- 1.で作成したPDFファイルと、2.で作成したCSVファイルを契約書管理機能に読み込み、一括登録を行ないます。
１契約情報に1ファイルの自動添付が可能です。複数のファイルが必要な契約には、自動登録後に編集画面から追加できます。
- 4.契約書文書管理による効率改善
- 契約書管理、文書管理を導入することで、期日の管理、規定類の版管理など、手作業だと煩わしい管理はすべてシステムに一任できます。今まで必要だった管理リソースを他の事に活用できるようになります。
文書管理機能
契約書や各種申請フォーマット、機密書類などのさまざまな文書。それらの改訂履歴や内容の定期的なチェック、適切な公開範囲の管理など、煩わしいところをシステム化することができます。各企業の慣習に合わせた運用がしやすいようになっています。
契約書管理導入スケジュール
- 予算確定時期を見据えた意思決定 / 業者選定 / 社内調整 / 審議
- 電子化範囲の策定 / 社内アナウンス / 管理項目の定義など
- 通知メール・取込の運用ルール / 文書管理の範囲策定
利用開始希望日までの期間を考え、早い段階で具体的な準備に取り掛かって頂くことをおすすめしています。
期間中はすべての段階で当社がしっかりとサポートいたします。
契約書管理の導入前相談、サーバ設計、
担当者様への導入指導、サポート保守まで、
御社の文書管理、契約書管理を
さまざまな面からトータルでサポートします。
どうぞお気軽にご相談ください。
統合文書管理システム（各種文書・契約書対応版） 価格
| 製品名 | 標準価格（税別） | ライセンス | 備 考 |
|---|---|---|---|
| 統合文書管理システム（各種文書・契約書対応版）Oracleデータベース対応版 | 150万円 | サーバライセンス（利用者数制限なし） | ※既にOracle製品をお使いで、利用者人数分またはCPUライセンスをお持ちで、スキーム別けによる共用可能なお客様はこちらをご選択頂けます。 |
| 統合文書管理システム（各種文書・契約書対応版）Symfoware同梱版 | 180万円 | サーバライセンス（利用者数制限なし） | ※データベースから新規導入のお客様はこちらをお選び下さい。 ※Symfoware Server Lite Edition 「プロセッサライセンス版」が 同梱されています。 |
導入支援契約書管理に必要なノウハウを
オールインワンでサポートします。
一見して複雑な業務である契約書の管理はどうしても属人的になりがち。
契約書管理機能の活用で属人業務から解放し、企業のリスク分散に貢献します。
当社のノウハウにより、お客様に最適でシンプルなシステム導入アプローチをご提案いたします。
必要な契約書情報の設定や運用を想定した項目作成、契約と契約の親子関係や利用者権限設計により
文書の登録、閲覧の権限制御など、お客様にあった設定をご案内いたします。
連携ツール契約書管理機能を
活用するのに必要なツール
これらのツールも当社からご提案が可能です。
複合機image RUNNER ADVANCE契約書の閲覧、共有などの円滑な実施に不可欠な電子化を実現します。
image WARE Desktop電子化した契約書や文書の結合や統合管理を実現します。
運用にはサーバ及び、データベースが必要です。既存のサーバ及び既存のデータベースとの共存も可能ですので詳しくは、弊社エンジニアへお問い合せ下さい。
記載の内容は2017年4月現在のものです。
弊社の都合により予告なく変更させて
いただく場合がありますのでご了承ください。
必要な機器とその動作環境
| 項目 | 前提条件 |
|---|---|
| 複合機（又はスキャナ） | スキャン機能を搭載し、任意のディレクトリへPDF化した電子ファイルを保存する機能を有した複合機(又はスキャナ) |
| システムサーバ | WindowsサーバOS搭載機 (注1.) 対応OSは下記の通り
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| パソコン | WindowsOS搭載機 対応OSは下記の通り
|
利用における想定規模
| 項目 | 前提条件 |
|---|---|
| 登録ファイル数 | 1年間で登録される契約書関係書類は、10,000文書までを想定しています。(注1.) |
| 自由項目定義数 | 1契約書関係で、99項目までを想定しています。(注2.) |
| 契約書関連付け | 親契約情報と子契約情報を 1 : n で関連付けを行ない99世代(階層)を想定しています。 |
| メール通知 | 1契約情報の開始、終了の他自由項目として定義された任意の日付けごとに、設計上99億回送信可能としています。 |
| ユーザー数 | 1システムサーバあたり500ユーザー程度（閲覧のみ）での利用を想定しています。(注3.)
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