業務プロセス管理システム LicDocumentSolution
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業務プロセスが標準化されていない場合、担当者毎による管理方法に任せてしまうため業務状況や必須文書の把握が困難となり、品質や信頼の低下にも繋がってしまいます。「業務プロセス管理システム」は、プロセスと成果物を明確にし、案件の比較および分析を可能にし、プロセスの把握や改善をするのに最適なシステムです。
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システムの流れ
システム化により添付文書の承認手続きの標準化（申請フロー管理）を行い、
ステータス管理や版数管理で業務状況を明確にし、効率良い作業を行うことが可能となります。
ステータス管理や版数管理で業務状況を明確にし、効率良い作業を行うことが可能となります。
プロセスの把握や改善をするための、７つのポイント
業務状況や必要な情報を把握
詳細や一覧から業務状況を正確に把握
詳細画面から業務の進行状況や作成すべき文書の把握を行い、電子化された文書ファイルをシステム上で確認ができます。
また、版数管理により過去の文書も確認することが可能となっています。
一覧画面からは必須文書の有無の把握やユーザー毎に設定することのできる項目設定で必要な情報を一覧から確認ができます。
また、版数管理により過去の文書も確認することが可能となっています。
一覧画面からは必須文書の有無の把握やユーザー毎に設定することのできる項目設定で必要な情報を一覧から確認ができます。
親子関係のある案件を把握
親子関係のある案件の関連付けができます。
詳細画面で親子関係のある案件の確認ができ、関連付けられた案件の詳細表示の参照も簡単です。
詳細画面で親子関係のある案件の確認ができ、関連付けられた案件の詳細表示の参照も簡単です。
文書の申請フローで申請・承認状況を即座に把握
申請フローの設定で標準化された申請・承認手続きが行えます。
また、申請や承認機能で承認状況を即座に把握。
申請・承認の手続きが行われるたびに、担当者に配信メールをお届けして承認処理の遅延を防ぎ、効率的に作業を進めることができます。
また、申請や承認機能で承認状況を即座に把握。
申請・承認の手続きが行われるたびに、担当者に配信メールをお届けして承認処理の遅延を防ぎ、効率的に作業を進めることができます。
承認状況を一目で把握
承認中文書一覧画面の一覧や承認履歴、フロー確認で承認状況が確認できます。
また、承認履歴画面を参照することで、誰が・いつ処理をしたかを詳しく把握することができます。
また、承認履歴画面を参照することで、誰が・いつ処理をしたかを詳しく把握することができます。
自動メール通知で作業の失念を防止
業務の完了期限や添付文書未登録設定により作業の失念や必須文書の登録漏れを防ぎます。
業務の完了期限や添付文書未登録設定により作業の失念や必須文書の登録漏れを防ぎます。
メールを通知するタイミングや通知先、通知内容
(メールタイトルや本文)は、自由に設定ができます。
複合機連携で文書の自動取込
複合機に原本イメージを取込むと業務プロセス管理システムの仮登録文書として自動登録することができます。
＊取込後は仮登録文書一覧画面から選択するだけの簡単な操作。
業務入力項目の自由設定
業務情報として登録する項目を自由に追加することが
できます。
項目の名称やデータ型（数値や日付など）、
必須項目であるかなどの細かい設定が可能です。
できます。
項目の名称やデータ型（数値や日付など）、
必須項目であるかなどの細かい設定が可能です。
ユーザー毎のアクセス管理
社員のアクセス状況を管理し、不正な閲覧や更新を防止するための対策も充実しています。
ログイン機能
ユーザー毎にユーザーＩＤ、パスワードの
設定が可能です。
権限機能
メンテナンス機能を使用できないように
するなど、使用できる機能を社員毎に
制限することができます。
ログ管理
ログインしたユーザーや端末、日時、
処理した機能などの操作履歴を
管理しており、アクセス状況などの確認に
役立ちます。
